Para MYCELIA CREATIVE S.A.S (en adelante la “Compañía”), es fundamental dar a conocer a los usuarios, artistas, proveedores y demás visitantes de la página web www.mycelia.com.co los derechos, la protección y la regulación legal vigente que tendrán sus datos personales al ingresar y hacer uso del Portal.

La Compañía es una sociedad debidamente constituida de acuerdo con las leyes de la República de Colombia, e identificada con el NIT. 901.474316-4 cuya dirección de notificación judicial es Cr. 28 No. 85 A- 24 Piso 2, Bogotá, Cundinamarca, teléfono: 4651756 y correo electrónico: contactomycelia@gmail.com

1.   OBJETIVO 

Adoptar las políticas del tratamiento de datos personales, para proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de propiedad de la Compañía.

2.   ALCANCE

El presente Instructivo aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento que sean de propiedad de la Compañía.

3.   RESPONSABLES

El presente Instructivo y política de tratamiento y protección de datos personales aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de responsable y encargado bien sea en la sección de definiciones de la presente Política o en la Ley 1581 del 2012, considerada como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.

Dirección: Cr. 28 No. 85 A- 24 Piso 2, Bogotá.

Teléfono: 4651756

Correo: contactomycelia@gmail.com

Así mismo, la Compañía ha dispuesto canales de comunicación interna con los siguientes procesos encargados de recolectar, enviar, almacenar, utilizar los datos personales de clientes:

• Servicio al cliente

• Tecnología de la información

• Servicios de mercadeo

• Campañas publicitarias

• Servicios de booking

• Intercambio de datos personales entre Agencias y/o sociedades comerciales

4.    DEFINICIONES

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a lasmismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.

• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entreotros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizacionessociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos o imágenes.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que puede asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de actividades sobre datos personales como; a recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. ,

• Booking: Una actividad y/o servicio mediante la cual, una persona natural o jurídica, quien puede ser el Responsable de los datos y/o los Encargados,contactan, buscan, se asocian o realizan actividades con un usuario y/o artistay/o grupo para desarrollar proyectos musicales, artísticas, culturales,publicitarios, entre otros. La presente actividad puede derivar en transferencia de datos personales e imágenes, entre el Responsable y otras Agencias o sociedades comerciales, previa autorización del usuario y/o

5.    POLÍTICAS GENERALES

• Con la expedición de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, se desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas naturales a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o, que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en bancos o bases de datos y, en general en archivos de entidades públicas y/o privadas.

• La Compañía, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, recopila, almacena, consulta, usa, comparte, intercambia, transmite, transfiere y suprime Datos Personales y realiza objeto de tratamiento en bases de datos.

• La política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales LaCompañía, como responsables de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales trata la información de todas las personas que hayan suministrado datos personales (en adelante “Titular del dato”).

• La política y procedimientos de Tratamiento de Datos Personales tienen como base el marco legal colombiano cuyo fin es la protección de la información que les ha sido confiada a la Compañía cuya única intención es recolectar exclusivamente aquella información que ha sido suministrada voluntariamente por los Clientes, Proveedores, Visitantes, entre otros.

• La Compañía puede obtener la información a través de cualquiera de los siguientes canales o medios: Inscripción de los usuarios en el Portal. Relación contractual con clientes para ventas y postventas; Relación contractual con proveedores del Portal; Remisión de correos electrónicos solicitando información, autorización del uso de datos personales e imagen para la elaboración de alianzas comerciales con usuarios y/o artistas, transferencia de datos entre agencias de management, sociedades comerciales, y actividades de booking para comercialización, promoción y lanzamiento de proyectos comerciales, culturales, de asociación, marketing y publicitarios, entre otros.

• La Compañía puede realizar Transferencias y Trasmisión de Datos Personales siempre y cuando el receptor de la Información garantice procesos de seguridad para el tratamiento de los mismos.

6.    PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos personales que realice la Compañía deben estar bajo el marco legal y regulatoria aplicable.

• Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales que realice la Compañía debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

• Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales que realice la Compañía sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debeser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.

• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de Datos Personales que realicen la Compañía debe estar sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, y sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;

• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por la Compañía deberá manejar las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que realice la Compañía están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello correspondaal desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

7.    TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS:

• Los Datos Personales y autorizaciones de Tratamiento se recolectarán por medio de la página web mycelia.com.co por intermedio de un formulario de registro, así como mediante el uso del correo electrónico de los Titulares de los Datos Personales. Así mismo, los datos personales podrán ser recopilados a través de transferencia entre alianzas con agencias de management, acuerdos comerciales entre sociedades comerciales con objetos comerciales similares y a través de servicios de booking, previa autorización del uso de datos personales,datos sensibles y el uso de imagen por parte de los usuarios y/o artistas.

• Los Datos Personales recaudados y las autorizaciones serán almacenados en las Bases de datos de la Compañía y permanecerán bajo su custodia en condiciones de idoneidad, confidencialidad y seguridad generalmente

• Los Datos Personales recaudados se almacenarán de acuerdo al tipo de tratamiento que se le otorgue al dato personal y posteriormente serán borrados de las bases de datos, a menos que el Titular manifieste expresamente su deseo de que éstos sean suprimidos con anterioridad al periodo de permanencia. Sólo el personal autorizado por la Compañía o por el Encargado del Tratamiento que se designe, podrá acceder a estas Bases de Datos. Se observarán los protocolos de acceso y seguridad que se consideran estándar en estas actividades para evitar la vulneración o manipulación de la información recopilada.

• No obstante lo anterior, la Compañía podrá operar las Bases de Datos mediante un Encargado del Tratamiento de Datos, en cuyo caso, hará saber a los Titulares de la información que estas políticas se extenderán y, por ello, serán aplicables a tal encargado, de forma que el Titular pueda ejercer los derechos que le confiere la ley, tanto frente a la Compañía como frente los Encargado del Tratamiento designado por ésta. La información recopilada se usará en la forma descrita en el siguiente punto.

• Los procesos que se verán reflejados en la presente política de tratamiento de datos deberán:

• Solicitar autorización al personal o los grupos de interés, para efectuar dicho tratamiento.

• Informar el fin para el cual se usarán estos datos y únicamente se utilizarán para dicho fin.

• Gestionar los datos bajos los principios expuestos del

• Ser el conducto por intermedio del cual se canalizará, lo referente a la protección de datos.

8.   USO (FINALIDAD) DE LA INFORMACIÓN PERSONAL RECOPILADA EN LAS BASES DE DATOS

8.1.  Bases de datos para Clientes

Establecer un canal de comunicación para mantener un contacto con los Usuarios, dar seguimiento a sus requerimientos en cuanto al tratamiento de sus datos.

Las situaciones presentadas por los usuarios en las cuales aplicaría solicitar autorización para el tratamiento de datos y uso de imagen son:

• Entrega de datos personales en el formulario de la página web mycelia.com.co previa autorización de tratamiento de datos personales.

• Entrega de datos personales a través de transferencia de datos e imágenesentre agencias de management y/o sociedades comerciales

con objeto social similar, a través del desarrollo de booking de usuarios y/o artistas, previa autorización del tratamiento de datos personales, de la recolección de datos sensibles y uso de imagen por parte de los usuarios y/o artistas.

• Uso de datos recolectados para el envío y contacto para campañas publicitarias, talleres, lanzamientos empresariales y de asociación comercial, talleres, publicidad con otras agencias que tengan el mismo objeto social, eventos en general para el mercadeo del portal web mycelia.com.co

• Cualquier situación general que se presente frente al tratamiento de los datos personales de los usuarios.

Desarrollar estudios estadísticos y administrativos e indicadores de Gestión que resulten necesarios para el correcto desarrollo del objeto social de la Compañía.

Remisión de información para dar cumplimiento a exigencias legales y requerimientos de autoridades judiciales.

9.   DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con las normas Constitucionales y legales, el Titular de la información recopilada en las Bases de Datos de la Compañía cuenta con las siguientes prerrogativas y derechos, los cuales puede invocar o ejercer frente a la Compañía:

• Acceder de manera gratuita a sus Datos Personales, así como conocerlos, rectificarlos, corregirlos y actualizarlos, siguiendo los procedimientos establecidos más adelante.

• Solicitar y obtener prueba de la autorización concedida para el tratamiento de sus Datos Personales.

• Obtener información sobre el uso que se ha dado a su información

• Acudir ante las autoridades, especialmente ante la Delegatura de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, con el fin desolicitar y exigir el amparo de los derechos que le confieren las

• Revocar, en cualquier momento, la autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales, modificarla o condicionarla. Así mismo, solicitar la supresión del dato, su modificación o aclaración, salvo que sea necesaria la información por razones legales o contractuales.

10.            PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS:

Con el fin de salvaguardar los derechos de los Titulares de la información que reposa en las Bases de datos, y la que se recopile en adelante, la Compañía ha establecido los siguientes procedimientos:

El Titular de la información (entendiéndose por Titular la persona natural que suministró la información, sus causahabientes y/o apoderados) podrá solicitar en cualquier tiempo, dentro de los horarios de atención de la Compañía comprendidos entre las 7:30 a.m. y las 5:30 p.m., de lunes a viernes de forma electrónica, información (consultas) sobre los datos personales que registran las Bases de datos de la Compañía y sobre las autorizaciones concedidas.

Así mismo, el Titular podrá elevar peticiones o reclamaciones sobre aclaración, corrección, modificación, rectificación o supresión de datos; revocación o condicionamiento de autorizaciones para el Tratamiento, acompañando los documentos o pruebas que pretenda hacer valer.

Para ejercer estas prerrogativas, el Titular deberá radicar petición escrita dirigida al responsable del tratamiento de datos Personales, al correo electrónico: contactomycelia@gmail.com, identificándose plenamente, a fin de que la Compañía pueda corroborar que el peticionario es el Titular de la información. En la solicitud se debe precisar:

• Nombre completo y correcto del Titular y/o su apoderado, si es el

• Identificación del Titular y de su representante, en el evento en que actúe a través de apoderado.

• Dato o autorización que se quiere conocer, corregir, modificar, suprimir o revocar, con indicación clara y detallada de la forma en que se pide hacer la corrección o modificación.

• Domicilio lugar o Correo electrónico donde el Titular recibirá

La Compañía enviará la respuesta correspondiente a la misma dirección de correo electrónico de la cual procede la petición, siempre y cuando coincida con la registrada en las Bases de Datos. No obstante, si lo considera, y con el único fin de establecer la identidad plena del peticionario y Titular de la información, la Compañía podrá requerirpara que se identifique, antes de proceder a responderle.

La respuesta a las consultas será enviada por la Compañía en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La respuesta a las reclamaciones se dará por la Compañía en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Así mismo, la Compañía se compromete a cumplir cabalmente con el Título III de la Ley 1581 de 2012, el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones legales que los adicionen y/o modifiquen, en relación con el Tratamiento de los Datos Personales de los Menores de Edad.

11.   SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS EN LA PLATAFORMA WEB.

Uno de los principales objetivos de la Plataforma Web  www.mycelia.com.co es gestionar la información suministrada por los Usuarios de la página. El usuario facilitará sus Datos Personales, previa autorización de tratamiento de datos personales, ya sea para navegar por la misma y/o ser contactado para participar en talleres, recibir invitaciones para asociaciones comerciales o empresariales, eventos publicitarios y de marketing y/o contactar servicios, como también, enviar una consulta a través del formulario de contacto, etc., sus datos serán tratados bajo lo estipulado en esta política de tratamiento de datos y bajo lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que regulan el tratamiento de datos personales en Colombia.

11.1.  Origen y Recolección de datos.

Los datos personales que se tratan en la Plataforma Web podrán ser recolectados de la siguiente forma:

• Datos Suministrados directamente por el titular de la información en laPlataforma Web, mediante el diligenciamiento del formulario de registro y de aquellos formularios específicos que se encuentren disponibles para las funcionalidades concretas que se desee activar.

• A través de un tercero, en el caso de que le haya autorizado para facilitar los datos de contacto, (autorización expresa del titular). En este caso, los datos podrán aparecer precargados en el formulario de registro de la Plataforma Web. Se debe recordar que, en los casos en los que finalice el proceso de registro de la Plataforma Web, se comunicará este hecho al tercero que facilitó su contacto.

• A través de la transferencia de datos personales, datos sensibles e imágenes, derivado de alianzas entre agencias de management, sociedades comerciales con objetos sociales similares y el desarrollo de booking de usuarios y/o artistas, previa autorización del tratamiento de datos personales, datos sensibles y el uso de imagen por parte de los usuarios y/o artistas.

11.2.  Tipo de Datos Recolectados

A través de la Plataforma Web, se recolectan y tratan Datos Personales relativos a datos de carácter identificativo, información financiera y circunstancias personales (como su nombre, apellidos, dirección, correo, teléfono de contacto, datos bancarios, etc.)

El hecho de no facilitar cierta información señalada como obligatoria, puede llevar a que no sea posible gestionar su registro como usuario a través de la Plataforma Web.

Así mismo, a través de la firma de alianzas estratégicas con otras sociedades comerciales con objetos comerciales similares, agencias de managmenet, de marketig y similares, se transferirán, recopilarán y almacenará datos personales, entre ellos, datos sensibles, como lo son fotografías, proyectos artísticos de los usuarios y/o artistas, reseñas, preferencias personales y sociales, entre otras; previa autorización por parte de los usuarios y/o artistas del tratamiento de los datos personales incluidos datos sensibles y el uso de imagen para los fines expuestos en la presente política.

11.3.    Finalidades del tratamiento de datos personales recolectados a través de la Plataforma Web:

Los Datos personales serán tratados teniendo en cuenta las siguientes finalidades:

Registro como usuario de la Plataforma Web.

Recopilación realizada a través de la firma de alianzas con otras sociedades comerciales con objetos comerciales similares, agencias de managmenet, de marketig y similares para los fines descritos en la presente política.

Los Datos Personales serán recogidos y tratados para identificar al usuario de la Plataforma Web y enviar información y publicidad, ser contactado para eventos, talleres, lanzamientos y/o asociaciones comerciales; para realizar alianzas comerciales y estratégicas; para la elaboración de proyectos entre agencias, que impliquen la transferencia de datos personales, incluidos datos sensibles, previa autorización de los usuarios y/o artistas. Asimismo, se podrán usar los datos para que la Compañía seponga en contacto con el titular a través de correo electrónico, llamadas telefónicas o envío de SMS, en relación a actualizaciones de funcionalidades o comunicaciones informativas relacionadas con los servicios, incluidas actualizaciones de seguridad de la Plataforma Web.

11.4.  Conservación y almacenamiento de la información de los usuarios de la Plataforma Web. 

Los Datos Personales serán conservados mientras el titular de los datos así lo determine. En este sentido, la Compañía informa que la cuenta del usuario registrado caducará al año en caso de no haberse iniciado sesión. Antes de proceder a la eliminación de su cuenta, el usuario recibirá un mensaje de correo electrónico recordatorio informándole de cómo proceder para evitar que la cuenta caduque.

El titular de los datos personales (usuario) puede revocar la autorización para el tratamiento y/o transferencia de datos, a través de la Plataforma Web a través de solicitud formal por medio del correo electrónico contactomycelia@gmail.com

La Compañía, a través de su representación legal, atenderá todos los reclamos, consultas, y demás requerimientos a los cuales tengan derecho los Titulares, frente alejercicio de derechos como: el conocer, actualizar, reclamar, rectificar, suprimir, revocar autorizaciones de datos personales, entre las demás solicitudes que por derecho del Titular hubiere lugar.

Cr. 28 No. 85 A- 24 Piso 2, Bogotá, Cundinamarca, teléfono: 4651756 y correo electrónico: contactomycelia@gmail.com